Invoice là gì? Tầm quan trọng của Invoice trong xuất nhập khẩu

I.Giới thiệu, Invoice là gì?

Invoice là tên tiếng anh của “hóa đơn”. Đây là chứng từ thương mại được phát hàng bởi người bán gửi tới người mua. Trong Invoice có ghi đầy đủ số lượng, đơn giá, mặt hàng…Nhằm mục đích gửi đầy đủ các thông tin khi khách hàng mua hàng thông qua Invoice và thanh toán chi phí, sau đó có thể đối chiếu lại với các mặt hàng đã nhận.

Invoice là chứng từ quan trọng do bên bán hàng lập nên và các công ty thương mại, sử dụng để thuận tiện cho việc quản lý, ghi đơn, giao dịch của công ty với khách hàng, từ đó có thể nắm bắt được các thông tin cơ bản như: Nơi phát hàng, ngày/tháng/năm, thanh toán, thỏa thuận...

II.Nội dung Invoice và tầm quan trọng của Invoice trong xuất nhập khẩu

1.Nội dung Invoice, hóa đơn thương mại

Tìm hiểu về nội dung trong Invoice (Hóa đơn thương mại), sau đây cùng chúng tôi nhé:

• Tên, số, địa chỉ, ký hiệu, ngày giờ lập hóa đơn

• Thông tin bên bán hàng và bên mua hàng.

• Chi tiết về các loại hàng hóa

• Điều khiện giao hàng, phương tiện giao hàng, vận chuyển bằng cách thức nào?

• Thỏa thuận và phương thức thanh toán.

• Tên cảng xuất hàng

• Tên cảng nhập hàng

• Người đại diện ký nhận để phát hàng phiếu.

2.Tầm quan trọng của Invoice trong suất nhập khẩu

Việc sử dụng Invoice đóng vai trò rất quan trọng trong suất nhập khẩu, vì khi thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa giữa người bán hàng và người mua hàng có thể sảy ra nhiều vấn đề hay mô thuẩn không mong muốn liên quan đến việc số lượng hàng hóa, giá thành, phương thức giao hàng, thái độ phục vụ…Vì vậy để hạn chế tối ưu nhất về những vấn đề trên, thì việc sử dụng Invoice sẽ tránh được những nhầm lẫn hay thiếu sót sảy ra.

Vì vậy tầm quan trọng của Invoice trong suất nhập khẩu là việc không thể thiếu trong giao dịch hàng hóa. Tất cả nôi dung trao đổi sẽ được thảo luận chi tiết, tỉ mỉ, giúp cho việc giao dịch diễn ra nhanh chóng, rõ ràng, rành mặt, chính xác ngoài ra người mua có nhiệm vụ phải hoàn thành thanh toán số tiền hàng được ghi trên Invoice cho bên cấp hàng, theo như các thỏa thuận.

III.Những lưu ý khi làm hóa đơn thương mại

Việc sử dụng Invoice đóng vai trò rất quan trọng trong giao dịch giữa bên bán hàng và bên mua hàng. Vì vậy khi lập hóa đơn thương mại đòi người lập cần lưu ý đến các vấn đề sau:

• Đầu tiên Invoice cần có đủ thông tin giữa người bán và người mua. Địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện pháp luật và tên doanh nghiệp, cơ quan, đơn vị…

• Hàng hóa cần được mô tả chính xác về các thông tin, số hóa đơn, ngày giờ phát hành, mã hàng, số lượng hàng được vận chuyển phải đúng như hàng hóa thực tế mà bên mua cần vận chuyển.

• Trong Invoice mà bên cấp hàng cần thể hiện đầy giá trị, đơn giá thực của hàng hóa hiện thực. Việc đơn giá bên bán phải tính toán chính xác tổng giá trị đơn hàng, mệnh giá tiền mà bên mua phải thanh toán cho bên bán.

• Các quy định và giao dịch trong hợp đồng: Cần rõ ràng về cách thức, điều kiện giao hàng, số chuyến, ngày xuất hàng, ngày nhận hàng, cảng xuất hàng và cảng nhận hành…Các thỏa thuận cần được sự đồng ý giữa bên bán và bên mua hàng.

IV.Các lỗi thường gặp và cần tránh khi lập hóa đơn thương mại

1.Các lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại

Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi lập hóa đơn thương mại, qua bài viết này mong quý khách có thể tham khảo để lập được hóa đơn thương mại chính xác:

• Lỗi hóa đơn không được ghi rõ các thông tin về điều kiện giao hàng

• Lỗi do gom nhiều loại hàng hóa khác nhau thành một loại, điều này dẫn đến hàng hóa không thể thông quan được do sai quy định.

• Lỗi do mô tả hành hóa không rõ ràng, các thông tin về lô hàng cần xuất hay nhập chưa nắm rõ. Điều này dẫn tới gây khó khăn trong khai báo hải quan.

• Trên hóa đơn chỉ ghi số thực thu mà không thể hiện số tiền được chiết khấu của bên chiết khấu.

• Không ghi đầy đủ các chi phí tại nơi xuất hàng và nơi xếp hàng.

2. Các lỗi cần tránh khi làm Invoice

Trong quá trình lập Invoice bên mua hàng và bên cấp hàng cần tránh khỏi các lỗi và sai sót như sau:

Cần có sự đồng thuận của cả 2 bên bán và mua hàng về chốt số lượng chính xác, thì mới nên lập hóa đơn thương mại CI. Mà lúc này chỉ nên lập hóa đơn chiếu lệ (PI), để có thể chỉnh sửa những sai sót và những thỏa thuận chưa được sự đồng ý của 2 bên.

XIN CẢM ƠN QUÝ KHÁCH ĐÃ LẮNG NGHE BÀI VIẾT

{{{{{{{{{{ TIN TỨC THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP }}}}}}}}}}